Spring naar inhoud


Vragen van VROM over kantooretiquette

Vragen aan Beatrijs in het personeelsblad Tellus (september 2004) van het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu (VROM).

1. Mijn collega is grappig, loyaal en doet haar werk goed. Ze heeft eigenlijk maar één minpunt: ze stinkt ontzettend naar zweet. Soms zo erg dat ik, wanneer ik haar kamer binnenga, bijna kokhals van de stank. Bewijs ik haar een dienst door haar te vertellen dat ze vies ruikt? Of houd ik mijn mond?

Als u op goede, redelijk vertrouwde voet staat met uw collega, moet u dit ter sprake brengen. Aan zweetgeur/ongewassen kleren is makkelijk iets te doen (in tegenstelling tot bijvoorbeeld uit de mond stinken). Vertel haar – vanzelfsprekend onder vier ogen – dat ze zich er ongetwijfeld niet van bewust is, maar dat ze een behoorlijk indringende lichaams- of zweetgeur verspreidt. Neem niet het woord ‘stank’ in de mond. Dat hoeft niet. ‘Geur’ is duidelijk genoeg. Intieme zaken als lichaamshygiëne kunnen niet subtiel ter sprake worden gebracht, maar wel op een sympathieke manier. Het perspectief van het gesprek moet zijn dat de collega gered moet worden uit misère waar ze zelf geen weet van heeft. Hoogstwaarschijnlijk zal ze u dankbaar zijn.

2. Laatst hoorde ik in de trein twee collega’s van het ministerie waar ik werk, op luide toon discussiëren over bouwfraude en andere gevoelige zaken. “Alsof het nu nooit meer gebeurt,” zei er één en gaf een paar voorbeelden uit de losse pols. Ik was verbijsterd! Wie gaat er nu in het openbaar zulke gevoelige informatie bespreken? Helaas was ik zo verbijsterd dat ik niets heb ondernomen. Had ik ze op hun plichten als ambtenaar moeten wijzen?

Mensen praten over hun werk in de trein en realiseren zich niet dat er anderen meeluisteren. Dat gebeurt aan de lopende band. In het algemeen zullen de omstanders totaal niet geïnteresseerd zijn in het gespreksonderwerp. Die luisteren dus ook niet echt mee. Toevallig zat u ernaast. Hebt u nog iets nieuws gehoord? Of wist u het al? Ik weet niet wat de plichten van de ambtenaar zijn. Solidariteit tot de laatste snik? Aan wie of wat eigenlijk? Als die twee VROM’ers daar fishy business zaten door te nemen en er zat toevallig een journalist naast die het noteerde en ging uitzoeken, wat is daar eigenlijk mis mee? Een geval van onbewuste klokkenluiders, hebben we dan aan de hand. Ook niet zo erg toch? Ik zie kortom uw probleem niet.

3. Mijn vraag is eigenlijk simpel: hoe zeg ik beleefd doch dringend tegen onze minister dat ze sommige zaken anders moet aanpakken?

U schiet haar aan of u vraagt belet (afhankelijk van hoe direct u met haar te maken heeft) en u zegt wat u te zeggen hebt. Kom snel to the point. Wees concreet. Wees hulpvaardig. Gebruik voorbeelden en houd het kort. Zeg: ‘Dit en dit ging mis, dat is erg jammer; als u dat en dat had aangevoerd/ naar voren gebracht/ in de strijd gegooid, dan was de discussie anders verlopen. Zal ik de essentie van kwestie X op een A-viertje samenvatten en naar u toe mailen? Hetzelfde geldt voor kwestie Y.’

4. Al jaren ben ik wat ‘oversized’. De gangpaadjes in de kantine zijn echter behoorlijk smal. Soms moet ik, om een zitplaats te bemachtigen, me op behoorlijk onfatsoenlijke wijze langs etende collega’s wurmen. Als ik vraag of ze willen opschuiven, schuiven ze nooit genoeg op. En ik wil wél gewoon met mijn directe collega’s lunchen.

U zegt: ‘Sorry. Mag. Ik. Er. Even. Langs. Alsjeblieft?’ Als dat niet helpt, dan herhaalt u de vraag, ietsje luider, net zolang tot men voldoende is ingeschikt. Een kwestie van de aanhouder wint.

5. Er wordt wat afgeroddeld hoor, bij VROM. Maar heel soms is ’t nog waar ook! Ik ben op tamelijk pijnlijke manier erachter gekomen dat twee van mijn directe collega’s een affaire hebben. Heel stereotiep: zoenend in het kopieerhok. Niet alleen zijn ze allebei getrouwd, maar ze maken er tegenover mij ook geen enkel geheim meer van. En zeggen dat ik mijn mond moet houden. Moet ik me er niet mee bemoeien?

Sinds uw ontdekking van hun affaire maken uw collega’s er tegenover u geen geheim meer van. Wat hadden ze dan moeten doen volgens u? Iets verontschuldigends zeggen in de trant van: ‘Dit is niet wat je denkt dat het is’? Komaan, zij zijn op heterdaad betrapt. Zij weten het, u weet het, en iedereen weet van elkaar wat hier aan de hand is. Behalve aan hun respectieve wederhelften zijn zij aan niemand verantwoording of excuses schuldig, en dus ook niet aan u. Ik begrijp dat de verleiding groot is om dit nieuwtje door te vertellen aan anderen op de afdeling en wie weet daarbuiten. U kunt daar goede sier mee maken. Zij vragen u om dat niet te doen. Zo’n dubbel-buitenechtelijke affaire is al ingewikkeld genoeg zonder dat de hele afdeling achter hun rug staat te smiespelen en te grinniken. Hun lot ligt in uw handen. Heb consideratie. Toon clementie. En zwijg.

6. Ik vind dat mijn collega te vrij omgaat met haar werktijden. Soms belt ze ’s ochtends pas om mee te delen dat ze die dag ‘thuis werkt’. Niet dat ik voor de inhoud van mijn werk van haar afhankelijk ben, maar ik stoor me er gigantisch aan.

Het begrip ‘telewerken’ heeft nog geen ingang bij VROM gevonden, begrijp ik. Als mensen thuis een computer hebben staan met een directe verbinding naar het werk, wanneer zij thuis aan diezelfde nota zitten te werken als op kantoor, en wanneer binnenkomende telefoontjes automatisch doorgesluisd kunnen worden, wat is dan eigenlijk het bezwaar van thuis werken? U bent voor uw werk niet afhankelijk van uw collega. Het stoort u alleen dat zij er niet is. Dat ze niet haar 37.5-urige werkweek aan het volmaken is, zoals een gewetensvolle werknemer betaamt. Misschien zou u zelf ook weleens een dagje relaxed thuis willen werken (je wordt daar niet gestoord door leuterende collega’s en je kunt lekker een oude spijkerbroek aantrekken), maar durft u niet, en is dat de eigenlijke bron van uw ergernis? Zolang de taken naar behoren wordt uitgevoerd en er geen sprake is van spijbelen van vergaderverplichtingen, lijkt me af en toe een dagje thuis werken helemaal niet gek. Productie thuis ligt vaak hoger dan op kantoor. U moet zich er niet aan ergeren. Het gaat om het werk, niet om het maken van uren.

7. In de zomer- en andere vakanties probeer ik zoveel mogelijk te vermijden bij VROM te zijn. Mijn kamergenoot heeft namelijk de gewoonte ontwikkeld om zijn kleine kinderen tijdens de schoolvakanties minstens een paar keer per week mee te nemen naar zijn werk. Lang geleden heb ik daarmee ingestemd, maar dat was lang voor K3, computerspelletjes en vingerverf. Met hem praten werkt een paar dagen, daarna is het weer ‘kon geen oppas krijgen’ of ‘oma belde af’. VROM is toch geen kindercrèche!

U hebt gelijk. Er horen geen kinderen op het werk, althans niet voor meer dan een half uurtje. Langer houden collega’s de toegeeflijke kijk-toch-hoe-schattig-glimlach niet vol. Het is niet leuk voor de collega’s en het is niet leuk voor de kinderen. Uw collega moet erop worden aangesproken dat hij maatregelen treft voor de vakanties. Dit is niet uw taak. U hebt het al gedaan en het hielp niet. In zo’n geval hebben we de chef, die de kastanjes uit het vuur moet halen. Vraag de chef of hij/zij dat gesprek wil voeren. Om er wat meer druk achter te zetten kunt u de chef meedelen dat u bij de volgende keer dat u kinderen op uw werkkamer aantreft onmiddellijk rechtsomkeert zult maken om die dag thuis te gaan werken. Daar zijn misschien ook kinderen, maar dat zijn dan uw eigen en die zijn altijd net iets beter te harden dan andermans kinderen. De meeste chefs vinden het vervelend als de mensen thuis werken, dus die aankondiging zal als een stimulans werken om uw werkplek kindvrij te maken.

8. Taart, ik heb er een hekel aan, en ook aan het ritueel rondom de talrijke jarige collega’s. Hoewel ik er nooit zin in heb, voel ik me verplicht om mijn gezicht te laten zien en het zoveelste stuk taart weg te vorken. Het ergste vind ik al dat gezoen. Hoort dat eigenlijk wel, een jarige collega zoenen? Hoe maak ik zonder kleerscheuren duidelijk dat ik er niet van gediend ben?

U moet wel even uw gezicht laten zien bij een collegiaal samenzijn, maar u bent nooit verplicht om taart te eten. Zeg: ‘Het ziet er heerlijk uit, maar helaas, het past niet in mijn dieet.’ Er volgen zoveel mensen zoveel uiteenlopende diëten dat dit excuus in deze tijden van vetzucht de normaalste zaak van de wereld is.

U bent nooit verplicht om te zoenen. Sterker nog, er zou helemaal niet gezoend moeten worden op het werk (behalve stiekem door echte zoenlustigen in het kopieerhok). Jarigen horen een hartelijke handdruk te krijgen samen met een oprechte felicitatie. Dat is genoeg voor collega’s onder elkaar. U geeft die hand, u maakt die opmerking over die taart, u drinkt een kopje koffie, en daarna maakt u zich snel uit de voeten (’Ik heb het heel druk, nog een prettige dag!’)

9. Mijn leidinggevende heeft de irritante gewoonte om zijn mensen regelmatig aan te raken. Soms is het een klap op je schouder, een andere keer slaat ‘hij rustig even zijn arm om iemand heen. Werkt het bij ons net zo als bij apen? Hoe hoger in rang, hoe meer vrijheid in aanrakingen een leidinggevende zich kan veroorloven? En moeten die ondergeschikten dat zomaar pikken?

In de informele, gezellige werkverhoudingen van tegenwoordig is lichamelijk contact meer dan ooit taboe. Te veel verschillen in sekse, leeftijd, achtergrond en niet te vergeten gevoeligheden. Juist omdat het er op verbaal niveau zo informeel aan toe gaat, moet men de fysieke grenzen des te scherper respecteren. Uw leidinggevende zou zich moeten inhouden, omdat aanrakingen vaak intimiderend werken, al beoogt hij het tegenovergestelde. Sommige mensen zal het niets kunnen schelen, maar anderen vinden het vervelend, en in zo’n geval moet je degene die iets níet wil als default nemen, als uitgangspunt voor de algemene regel.

Het is niet makkelijk om dit gedrag zomaar ter discussie te stellen. Maar het is wel degelijk een onderwerp waar collega’s, ook uw chef, over kunnen nadenken. Het lijkt me typisch iets voor een van die dagjes/weekendjes op de hei, waar moderne bedrijven en instellingen (dus waarschijnlijk ook VROM-afdelingen) zich met enige regelmaat aan overgeven. Wacht zo’n dag/weekend af en zet het op de agenda, of breng het in bij een rondvraag. Het is een belangrijk punt dat veel reacties zal uitlokken, waardoor de chef aan het denken gezet wordt over de minder prettige aspecten van zijn habitus.

Artikelen in Collega's.

Gelabeld met .


0 Responses

Blijf op de hoogte, abonneer je op de RSS feed voor reacties op dit artikel.



Sommige HTML is toegestaan