Netiquette
Verschil tussen e-mail en brief
Wat kan je in een e-mail schrijven
Wat is er tegen doorstuur- of kettingmails?
Hoe privé is e-mail
Te veel e-mail
Spam
Afspraak afzeggen via e-mail
Wat is het verschil tussen een gewone brief en een e-mail?
Een e-mailtje lijkt eigenlijk meer op een telefoongesprek,
althans de ene helft
ervan, dan op een geschreven brief. Aan een brief wordt in het algemeen meer zorg besteed.
Alleen al de verschillende handelingen die de schrijver moet verrichten om te zorgen dat
de brief ter bestemder plekke aankomt (bedenken wat erin moet, fouten verbeteren,
eventueel in het net overschrijven, envelop zoeken, adres en postcode opzoeken, postzegel
vinden, naar de brievenbus lopen), werken zorgvuldigheid in de hand.
Vergeleken daarmee is de e-mail echt een losse flodder. Je bedenkt wat, tikt het op, drukt
op de knop ‘send’ en weg is het. De ontvanger heeft het berichtje meteen en
hoeft niet te wachten tot de brievenbus kleppert en de post eindelijk op de mat valt.
Door de snelheid en het gebruiksgemak is een e-mail een veel informelere manier van
communiceren dan een brief. Mensen doen minder hun best op een e-mail. Dat zie je aan
slecht lopende zinnen, taal- en spelfouten, het weglaten van hoofdletters, geen aanhef en
geen afsluiting gebruiken. De meeste e-mails zijn slordige kladjes.
Op zichzelf is dit niet erg. Als je bedenkt dat tot voor kort de meeste mensen hoogstens
wat ansichtkaarten vanuit hun vakantieadres verstuurden met de hartelijke groeten erop, is
het ontzettend leuk dat de geschreven communicatie een nieuwe impuls heeft gekregen door
de komst van het internet (chatten en e-mailen). Ik zal de laatste zijn om mensen te
bekritiseren dat hun e-mails stikken van de fouten. Maar ik merk het wel op. Ik kan niet
anders. Het lukt mij persoonlijk dan ook niet om de gewenste losse slordigheid aan de dag
te leggen met e-mail. Als ik een verkeerde toets aansla of een taalfout maak, moet ik dat
verbeteren. Mijn tekst moet smetteloos zijn, ook al gaat het om een berichtje van een
regel.
Voor de meeste mensen is dit totaal niet belangrijk. Het gaat gewoon om de bedoeling van
de schrijver en dat het mailtje rammelt, kan ze niks schelen. Ik doe mijn best om zo min
mogelijk op de fouten te letten – zo leuk is het niet om de hele tijd de schoolfrik
in je te horen protesteren -, maar ik registreer het allemaal wel en denk er het mijne
van.
Als conclusie kunnen we stellen dat, hoe informeel het medium ook is, het toch uitmaakt
aan wie je wat schrijft. E-mailen tussen vrienden is iets anders dan een e-mail schrijven
naar een instantie, een zakenrelatie of naar een onbekende. Wie niet beoordeeld wil worden
op slordige taal- en spelfouten, moet ervoor zorgen ze niet te maken.
Wat kan men wel in een e-mail schrijven en wat niet?
Vergeleken met een brief is een e-mail losser, directer en informeler. Je zou bijna
denken ‘anything goes’. Toch is dat zeer zeker niet het geval. Het
e-mail-verkeer heeft twee functies: nuttige informatie en gezelligheid. Mensen mailen
elkaar hoe laat de voetbalwedstrijd begint en waar er wordt verzameld en voegen er soms
nog een grapje of een persoonlijke opmerking aan toe. Het gezelligheidsaspect doordesemt
het hele e-mail-gebeuren. Je hoort het al aan het muziekje, waarmee het mailprogramma
aangeeft dat er iets in je virtuele brievenbus zit: Padam, padam, padàààh! Een
verwachtingsvolle spanning maakt zich van de ontvanger meester. Welke leuke, spannende
berichten zijn er nu weer aangekomen?
Om deze reden kan e-mail onder bekenden beter niet gebruikt worden voor boosheid en
negatieve berichten. Als je kwaad bent op iemand, moet je dat niet via e-mail uiten, omdat
dat veel harder aankomt, dan wanneer je dat iemand persoonlijk meedeelt. Hetzelfde geldt
trouwens ook voor gewone brieven. Een boze brief-op-poten, zo eentje waarin je iemand
haarfijn uitlegt wat er allemaal niet aan hem deugt, wat ie verkeerd gedaan heeft, waarom
hij een miserabel persoon is, krijg je nooit meer weggewerkt. Die brief blijft tot in
lengte van dagen liggen rotten in een la en elk moment kan de ontvanger hem tevoorschijn
halen om hem tegen de afzender in stelling te brengen. Mensen horen elkaar niet per e-mail
te ontslaan, noch de liefde op te zeggen. Precaire kwesties bespreekt men persoonlijk.
Slecht nieuws leent zich in het algemeen niet voor e-mail-berichten, tenzij het in een
persoonlijk kader met de nodige uitweidingen is geplaatst. Toch is het beter om slecht
nieuws in een gesprek (onder vier ogen of telefonisch) te vertellen. Het getuigt
bijvoorbeeld van bijzonder slechte smaak om per e-mail overlijdensberichten rond te sturen
en al helemaal als dit gebeurt door iemand die zelf niets met de overledene te maken heeft
en het alleen bij wijze van nieuwtje in de vorm van een rondzend-e-mail doorgeeft. Dit is
bemoeizuchtig aasgiergedrag.
Wat heeft u tegen rondzend-e-mails?
Een heleboel! Zie bijvoorbeeld rondzend-e-mails. De
kern van mijn bezwaar is dat de mogelijkheid veel te vaak wordt toegepast. Dat een
afzender een en hetzelfde tekstje naar meer mensen tegelijk kan sturen is natuurlijk
ontzettend handig, als het gaat om leden van een sportvereniging die informatie nodig
hebben over waar en wanneer te spelen. Mensen die met elkaar in een bestuur zitten of aan
een gemeenschappelijk project werken, kunnen op die manier efficiënt over de nodige
stukken, nota’s of teksten beschikken.
Maar wat je helaas veel te vaak ziet, is dat mensen hun hele adressenbestand als een
welomschreven groep beschouwen (de vrienden van Pietje Puk of iets dergelijks). Vervolgens
bestookt Pietje Puk deze groep, die in werkelijkheid volstrekt imaginair is (oma heeft
niets te maken met en is ook totaal niet geïnteresseerd in zijn vrienden, buren of
bridgepartners) met allerlei grappig bedoelde onzin, die geen nuttige informatie biedt en
bovendien niet leuk is.
Niet doen, alsjeblieft! Liever geen e-mail in de brievenbus dan stompzinnige e-mail.
Hoe privé is e-mail eigenlijk?
Een stuk minder privé dan de gewone, ouderwetse brief. Dit is een andere reden om de
inhoud van de e-mail een beetje rustig te houden. Je weet maar nooit wie er allemaal
meelezen! In veel huisgezinnen wordt de computer gemeenschappelijk gebruikt. Kinderen doen
er spelletjes op, ouders gebruiken hem voor hun financiële administratie of om ermee te
internetten, iedereen heeft z’n eigen e-mail-adres. Vaak kennen huisgenoten elkaars
wachtwoorden. De drempel om in elkaars post te neuzen ligt op zo’n computer eenvoudig
minder hoog dan als het gaat om andermans bureauladen leeg te halen en de correspondentie
door te nemen. Beschaafde mensen lezen niet onuitgenodigd elkaars brieven of e-mails, maar
bij e-mails is het gevoel van in overtreding zijn minder groot. Wie van plan is er
uitgebreide en intieme e-mail-correspondenties op na te houden, zal hiermee rekening
moeten houden.
Op het werk speelt dit probleem in verhevigde mate. Om te beginnen zijn de e-mailadressen
die werknemers krijgen uitgereikt niet bedoeld voor privégebruik. Dat daar kleine
dingetjes en persoonlijke berichtjes doorheen slippen is bekend en een beetje ruimhartige
werkgever zit daar verder ook niet mee. Tenslotte gebruiken werknemers de telefoon ook wel
eens om een afspraak met de tandarts te maken of hun oude moeder te bellen.
Ook al is er wettelijk afgesproken dat het e-mailverkeer op het werk onder de
privacynormen valt die voor gewone brieven gelden, dat betekent nog niet dat het werkelijk
geheim is. Werkgevers willen dingen kunnen controleren en ze moeten bovendien checken of
de wet niet overtreden wordt met bijvoorbeeld het downloaden van kinderporno. Iedereen die
overweegt om precaire informatie via e-mail te behandelen, moet zich realiseren dat het
ongelooflijk gemakkelijk is voor derden om te achterhalen wat er zoal in e-mails wordt
geschreven. Een systeembeheerder of een computerbehendige collega kan zo in elk
persoonlijk opslaggebied inbreken en meegenieten van uw spontane liefdesverklaringen, uw
opgebiechte zielenroerselen of uw plannen voor een paleisrevolutie. Zelfs gedelete e-mails
kunnen, ook na het legen van de prullenbak, weer door kwaadwillenden boven water worden
gehaald.
Bedenk bovendien, voordat u een confidentiële e-mail wegstuurt, dat de ontvanger hier ook
weer van allerlei kwaad mee kan aanrichten. Een gewone papieren brief zal iemand niet zo
snel onder het kopieerapparaat leggen en naar twintig anderen sturen. Maar een ontvangen
e-mail is met één druk op de knop naar iemands hele adressenbestand door te sturen.
Kies in geval van twijfel altijd voor de veilige optie: een gewone brief schrijven of een
(telefoon)gesprek voeren. Reserveer e-mail voor de zakelijke, dan wel luchtige, gezellige,
niets-op-aan-te-merken communicatie. Flirten mag en kan, zolang het er maar niet duimendik
bovenop ligt.
Wat moet ik als de hoeveelheid e-mails de pan uit rijst?
Sommige mensen zijn zo dol op het medium dat ze van geen ophouden meer weten. Voor elk
wissewasje (Zie ik je bij de lunch in de kantine? Hoe laat begint die vergadering? Heb jij
nog een gummetje over?) versturen ze e-mails. Dit is tijdverspilling. Zowel voor de zender
als voor de ontvanger. Managers klagen vaak dat ze dagelijks uren kwijt zijn met het
beantwoorden van e-mail. Dan hebben ze er weer 50 in hun postvakje. Iemand die zo te werk
gaat, pakt het niet goed aan. Ook al is de drempel om een e-mail te sturen nog zo laag,
dan hoef je nog niet al die onzin ook te beantwoorden. Wie op z’n werk overspoeld
wordt door stromen van e-mails, moet betere afspraken maken met zijn of haar secretaresse
of assistent. Deze moet als een screener van binnenkomende berichten optreden, net zoals
dit van oudsher met de binnengekomen post gebeurde. Drie kwart van deze missives zijn
volstrekt standaard en kunnen routinematig door een goed ingewerkte assistent van de baas
worden afgehandeld. Slechts die 20 à 25 % van de e-mails die over iets bijzonders of
belangrijks gaan, moet de assistent aan de baas doorspelen. Een goede manager laat de
assistent z’n e-mail screenen en beheren. Een goede manager houdt z’n zakelijke
en privé-contacten trouwens uit elkaar door middel van afzonderlijke e-mail-adressen. Op
die manier hoeft de assistent zich niet bezig te houden met maîtresses, jaarclubreünies
of golfweekendjes.
En hoe zit het met spam?
Spam is een pest. Als het van bedrijven of toevallig aangeklikte websites afkomt, kunt
u een verzoek mailen om van de ontvangerslijst te worden afgevoerd. Meestal geven
bedrijven hier snel gehoor aan, omdat ze ook wel beseffen dat irritatie niet tot aankopen
leidt. Bij zogenaamd persoonlijke e-mails van mensen die iets proberen te verkopen of
ideële steun voor een goede zaak zoeken, ligt het moeilijker. Zie ook
het probleem doorstuurmails.
Er valt weinig tegen te doen, behalve zo snel mogelijk deleten. Iemand die geen been ziet
in het opvoeden van de medemens, kan, als dat toevallig zo uitkomt, de spamverspreider in
een persoonlijk gesprek uitleggen dat dit eigenlijk geen prettige manier van doen is en
dat de meeste mensen niet op dergelijke berichten zitten te wachten.
Kan een makelaar, die met mij een
afspraak heeft gemaakt
om met kopers op zaterdagmiddag mijn huis te komen bekijken, deze
bezichtiging op vrijdagavond per e-mail afzeggen (hoewel hij beschikt
over mijn telefoonnummer)?
Een e-mail is de minst zekere manier om snel met iemand in contact
te komen.
Men mag er niet van uitgaan dat mensen twee of drie keer per dag hun
mailbox
checken. Vaak doen ze dat maar twee of drie keer per week.
Een afspraak afzeggen kan dus niet per e-mail, tenzij het een afspraak
is
die verder weg in de tijd ligt, maar dan nog is het beter om per
telefoon af
te zeggen. Uw makelaar had dus altijd moet bellen, zeker omdat hij
over al
uw nummers beschikte, en als hij u niet aan de lijn had getroffen, had
hij
een boodschap op voicemail of antwoordapparaat moeten achterlaten.
Die luisteren mensen namelijk wel altijd af.
Links over netiquette:
Netiquette volgens
XS4ALL
Netiquette volgens Maurice
Makaay
Netiquette (ironisch bedoeld)
volgens Emily Postnews
Reageer op deze bijlage of stel zelf een
vraag over netiquette via het formulier of beste@beatrijs.com.