Spring naar inhoud


E-mails beantwoorden

Beste Beatrijs,

Voor het vrijwilligerswerk waar ik aan meedoe is e-mail een efficiënte manier van communiceren. Zeer regelmatig komt het voor dat ik een e-mail stuur, soms met meerdere vragen, en dat ik maar één antwoord terugkrijg op één vraag of helemaal geen reactie, zodat ik dan opnieuw een e-mail moet sturen of, als er haast bij is, erachter aan moet bellen. Het kan toch niet zo zijn dat ik per e-mail maar één vraag kan stellen?!

Als ik een e-mail stuur naar een groepje mensen, zichtbaar in de cc, zal niet iedereen ook het antwoord naar allen sturen zodat ik weer zijn/haar antwoord door moet sturen omdat het voor iedereen van belang is. Er is één persoon die altijd, al is het soms maar heel kort, alle e-mails beantwoordt. Ik merk bij mezelf dat ik dat prettig vind. Ik doe het zelf namelijk ook. Vroeger beantwoordde je toch ook de brieven die je kreeg? Bij dit alles helpt het niet om een leesbevestiging te vragen. Graag wil ik weten hoe de etiquette luidt voor het beantwoorden van e-mails.

Haperende communicatie

Beste Haperende communicatie,

Er is zo veel e-mailverkeer dat mensen er in omkomen. Vooral op kantoren krijgen mensen tientallen e-mails per dag. De vele vaak onnodige cc’s dragen bij aan de onoverzichtelijkheid. Mensen gaan de ontvangst van al die mails niet bevestigen, want ze zijn zo al genoeg tijd kwijt. Ik raad u aan om ervan uit te gaan dat alle e-mails aankomen, dus u kunt beter ophouden met om leesbevestiging te vragen.

Ik maak uit uw schrijven op dat u een soort coördinerende functie hebt, waarbinnen u informatie van anderen nodig hebt en op andere momenten iedereen van informatie moet voorzien. Als coördinator bent u te vergelijken met een spin in het web. U staat aan het hoofd van de informatiewinning en –verspreiding en de anderen moeten zo min mogelijk lastig gevallen worden met de beslommeringen die vooraf gaan aan het eindresultaat (concrete afspraken, roosters, data). Stuur alleen een bericht naar allen, wanneer de vraag of de informatie ook echt voor iedereen bedoeld is. Als u van een persoon specifieke informatie nodig hebt, stuur de mail met uw vraag dan alleen naar die ene. Inderdaad is het beter om één vraag per mail te stellen dan verschillende tegelijk, want mensen beantwoorden mail op een slordige hap-snap-manier. Het is niet hetzelfde als briefverkeer! E-mails zijn veel informeler en raken ondergesneeuwd door voortdurend nieuwe e-mails. Als u meer vragen tegelijk wilt stellen, raad ik u aan om ze in de mail te nummeren, en in de header te zetten ‘drie (of vier of vijf) vragen’. Dat vergroot de kans dat de ontvanger op alle punten antwoord geeft. Stuur nooit een e-mail die de ontvanger irrelevant kan vinden. Verzamel informatie zo veel mogelijk een-op-een (een persoonlijke mail wordt eerder beantwoord dan een massa-mail) en verspreid informatie naar allen.

Artikelen in Internet en e-mail.


2 Responses

Blijf op de hoogte, abonneer je op de RSS feed voor reacties op dit artikel.

  1. Ben schrijft

    Goede tips Beatrijs! Dat met die genummerde vragen werkt inderdaad is mijn ervaring. Ik ben zelf ook coördinator voor mijn vrijwilligerswerk en kan er nog enkele tips aan toevoegen:

    Gebruik deadlines. Als er een beslissing genomen moet worden, stel jezelf dan niet afhankelijk op door op de laatste inbreng te gaan zitten wachten. Geef een redelijke deadline en zeg wat het gevolg is als iemand niet op tijd reageert (b.v. mening wordt niet meegenomen / eens met het voorstel ). Geef de deadline ook al in het onderwerp aan. “Voorstel zo en zo – deadline voor reacties dan en dan”. Op die manier verplaats je de verantwoordelijkheid, iedereen die het belangrijk vind dat zijn stem gehoord wordt moet dan dus zelf maar zorgen dat hij op tijd te reageert, een e-mail box te hebben die niet vol zit etc.

    Gaat het niet om meningen maar om feiten waar je van afhankelijk bent dan leert de ervaring snel genoeg wie zijn mail direct beantwoort en bij wie bellen effectiever is.

    Ga er inderdaad van uit dat mensen ondergesneeuwd raken in hun mailverkeer en ook niet goed lezen. Wees dus super duidelijk. Een duidelijke indeling van de mail, kleuren en vette letters helpen. Schrijf geen onnodig lange mails. Geef eerst de vragen / discussie punten en doe de toelichting (niet voor iedereen noodzakelijk) onderaan. Als het antwoord aan iedereen in de groep gestuurd moet worden geef dan ook dat aan in je mail.

  2. Esther schrijft

    In plaats van een antwoord van een enkele persoon door te sturen aan de rest, zou ik zelf een samenvattende mail met daarin een opsomming van alle ontvangen antwoorden sturen, om te vermijden dat alle betrokkenen door de bomen het bos niet meer zien.
    En per mail het onderwerp aanpassen indien er nieuwe info wordt toegevoegd.



Sommige HTML is toegestaan